Je kan met een klaargemaakt Google drive document (tekst, spreadsheet, presentatie) verschillende dingen doen. We bekijken hier enkele veel voorkomende mogelijkheden:
Wat? Documenten kun je o.a. exporteren, delen, als bijlage e-mailen of publiceren.
We bekijken elk van de mogelijkheden hieronder:
Mogelijkheid 1: downloaden Elk Google drive document kun je uit de cloud halen (=kopïeren, het origineel blijft dus ook nog in de cloud!) en naar je eigen computer/smartphone/tablet halen. Dat is bv. handig als je het wil meenemen op een USB-stick, een offline-kopie wilt bewaren, het wil hebben in pdf-formaat, enz.
Dat doe je zo:
De drie meest-voorkomende mogelijkheden zijn daarbij:
a= downloaden als docx-bestand: een bestand dat je met Microsoft Word, Excel ... kan bijwerken op je computer
b= downloaden als pdf-bestand: ideaal om te printen: wat je ziet is ook identiek wat uit je printer rolt (wat vaak niet 100% zo is bij Word, Excel). Beste bestand om mee te nemen naar een kopiecenter.
c= downloaden als epub-bestand: ideaal om te lezen op je e-reader, als een soort boek. Om mee te nemen (en te lezen!) op reis.
Mogelijkheid 2: delen Klik in de (uiterste) rechterbovenhoek op de "Delen"-knop.
In een nieuw schermpje kun je bepalen wat je wilt:
a= kies e-mailadressen uit je gmail door de eerste letter(s) in te typen
b= je kan ook een 'deelbare link' opvragen en dan kopiëren en die in je gewone e-mail plakken en versturen
c= je kan hier (ook) bepalen wat de ontvanger van de e-mail mag doen met het document: (enkel) weergeven, reageren of (ook) bewerken
d= gevorderden kunnen hier extra's instellen
e= bevestig je keuzes door op de Klaar-knop te klikken
Mogelijkheid 3 als bijlage Je kunt ook het document als bijlage e-mailen. Vooral handig als je gmail gebruikt als mailbox, want dan zijn je adressen uit gmail direct beschikbaar. In het andere geval zul je ze eerst nog moeten typen... Ga hiervoor naar Bestand >Als bijlage e-mailen... Je kan dan meteen kiezen in welk formaat (doc. / pdf. /enz) je het wilt verzenden.
Mogelijkheid 4 publiceren Voor gevorderden!
Let op: als je deze mogelijkheid kiest, kan iedereen op internet je document zien en opslaan.
Ga zo te werk: bestand > publiceren op internet...
Er verschijnt een nieuw schermpje waarop je een aantal keuzes kan maken:
a= je wil publiceren op internet én een link krijgen naar de plek waar het staat op internet. Die link kun je (bv via email) naar iemand versturen, gebruiken als link op een website, enz.
b= je wil publiceren op internet en een embed-code krijgen om je document te laten zien in een bladzijde van je eigen website (zonder dat er dus op een link moet geklikt worden).
De laatste optie is vooral voor gevorderde gebruikers. Hier ga ik er niet verder op in. Wil je meer weten: lees dan hier verder!
