Steeds vaker krijg ik digitale formulieren in mijn mailbox van de overheid, verzekeringsmaatschappijen en banken waarbij ik zie dat er niet goed is nagedacht over de mogelijkheden die digitale communicatie te bieden heeft. Deze website geef je graag 6 tips om de communicatie in en via digitale formulieren te verbeteren.
Voor gevorderd gebruik van digitale formulieren is dit artikel wellicht leuk om te lezen:
Verbeter je digitaal online-formulier in 6 stappen
In de site 'administratieve communicatie' somt Martin Damen de meest voorkomende ergernissen over formulieren op:
1. mensen weten niet precies wat je van ze wil en waarom: leg kort en bondig uit waarvoor je de gegevens nodig hebt en wat de vervolgstappen zijn
2. Invullers moeten de vragen interpreteren. Stel 1 vraag tegelijk en wees concreet, geef waar mogelijk keuzeantwoorden
3. Mensen ergeren zich aan te strak voorgeschreven invulmogelijkheden. Zorg ervoor dat bijvoorbeeld postcodes of telefoonnummers “aan de achterkant” herkent worden in plaats van een dwingende schrijfwijze te hanteren
4. Mensen moeten gegevens dubbel en op meerdere plekken invullen. Vraag 1 keer het adres en biedt de mogelijkheid om aan te geven dat het ook het adres is voor de overige situaties
5. Invullers verliezen het overzicht: deel het formulier op in rubrieken/schermen en maak duidelijk hoeveel formulier er nog te gaan is, zorg voor een goede routing
6. Mensen moeten op zoek naar gegevens: geef aan waar mensen de info kunnen vinden en maak formulieren opslaanbaar (zodat men op zoek kan zonder dat de al ingevulde gegevens verloren gaan)
7. Invullers begrijpen de helpteksten niet. Niets is zo onbegrijpelijk als een slecht geschreven helptekst
- "vul een juiste waarde in" (maar wat is een 'waarde'??)
- "postnummer is fout" terwijl het wel klopt, maar een postnummer in België uit 4 cijfers bestaat, in Nederland uit 4 cijfers en 2 controleletters)
